VNITŘNÍ PŘEDPIS ZAMĚSTNAVATELE

 O POSKYTOVÁNÍ DOVOLENÉ

Zaměstnavatel ………….. (uvést jeho přesné označení, sídlo, IČ),

zastoupený …………..

Vydávám tento 

vnitřní předpis  o poskytování dovolené.

1. Čerpání dovolené  se určuje podle rozvrhu čerpání dovolené. Při sestavení rozvrhu čerpání dovolené se postupuje podle těchto pravidel:

a) Příslušní vedoucí zaměstnanci jsou povinni předat ……….(uvést komu – např. personálnímu útvaru) podklady pro sestavení rozvrhu čerpání dovolené za jednotlivá pracoviště do ……..(uvést datum);

b) ………….(uvést vedoucího útvaru pověřeného sestavením rozvrhu čerpání dovolené – např. personální ředitel) předloží návrh rozvrhu čerpání dovolené odborové organizaci   do ………(uvést datum) a vyžádá si její předchozí souhlas s tímto rozvrhem;

c) …………(uvést vedoucího útvaru pověřeného sestavením rozvrhu čerpání  dovolené)  seznámí do …………(uvést datum) s rozvrhem čerpání  dovolené všechny zaměstnance prostřednictvím ……….(uvést způsob seznámení – např. vnitřní pošta, e-mail, prostřednictvím příslušných vedoucích zaměstnanců apod.).

2. Určení doby čerpání dovolené

a) Určenou dobu čerpání dovolené oznamuje příslušný vedoucí zaměstnanec svým podřízeným písemně alespoň 14 dnů předem, a to v souladu se schváleným rozvrhem čerpání  dovolené. V odůvodněných případech může příslušný vedoucí zaměstnanec určit zaměstnanci  čerpání dovolené i mimo rozvrh čerpání dovolené.

b) Určení doby čerpání dovolené jednotlivých zaměstnanců příslušný vedoucí zaměstnanec předá na předepsaném tiskopise …………(uvést pověřený útvar – např. personální a mzdový) alespoň………….dnů  před jejich nástupem na dovolenou.  

c) Změnit  určenou dobu čerpání dovolené a odvolat zaměstnance z dovolené lze jen ………. (uvést případy, popř. podmínky, za kterých tak lze učinit).

d) Zaměstnanci, jehož pracovní poměr k témuž zaměstnavateli trval celý kalendářní rok, musí být určena doba  čerpání alespoň 4 týdnů dovolené, pokud na ně má právo.

e) Zaměstnanci, který nemohl dovolenou vyčerpat do konce kalendářního roku, musí být dovolená poskytnuta nejpozději do konce příštího kalendářního roku. Je-li takto převedena dovolená do příštího kalendářního roku, je příslušný vedoucí zaměstnanec povinen  určit zaměstnanci  čerpání této dovolené nebo její části nejpozději  do 31. října následujícího kalendářního roku.

f) Zaměstnanci, kterému nemohla být určena dovolená ani do konce příštího kalendářního roku z důvodu čerpání rodičovské dovolené, je příslušný vedoucí zaměstnanec povinen určit dobu čerpání této dovolené po skončení rodičovské dovolené.

g) Zaměstnanci, který nesplnil podmínky pro vznik práva na dovolenou, lze dovolenou určit jen v případě, že lze očekávat, že do konce kalendářního roku nebo do skončení pracovního poměru tyto podmínky splní.

h) Požádá-li  zaměstnankyně  o  poskytnutí dovolené  tak, aby  navazovala bezprostředně  na skončení mateřské dovolené,  anebo jestliže zaměstnanec požádá  o poskytnutí dovolené tak, aby navazovala  bezprostředně na skončení rodičovské dovolené  do doby,  po kterou  je žena  oprávněna čerpat mateřskou dovolenou, je příslušný  vedoucí zaměstnanec povinen jejich žádosti vyhovět.

i) Vedoucí zaměstnanec nesmí  určit čerpání dovolené  na dobu, kdy zaměstnanec vykonává vojenské cvičení nebo výjimečné vojenské cvičení, kdy je  uznán dočasně práce  neschopným, ani na dobu, po  kterou je zaměstnankyně na mateřské nebo rodičovské dovolené a  zaměstnanec na rodičovské dovolené. Na dobu  ostatních  překážek  v  práci  na  straně  zaměstnance  lze  určit  zaměstnanci  čerpání  dovolené  jen  na jeho žádost.

3. Tento vnitřní předpis se vydává na dobu ………(nejméně jednoho roku).

4. Tento vnitřní předpis nabývá účinnosti dnem………

                                                                     ……………………………………………….

                                                                             razítko zaměstnavatele a podpis

                                                                                      oprávněného zástupce

Komentář:

Úprava čerpání dovolené v zákoníku práce se v podstatě přejímá  z dosavadní úpravy (zákoníku práce č. 65/1965 Sb.). Plán dovolených se nahrazuje pojmem „rozvrh čerpání dovolené“. Rozvrh čerpání dovolené může být obsažen v kolektivní smlouvě, popřípadě stanoven vnitřním předpisem. Vzhledem k tomu, že při stanovení  rozvrhu čerpání dovolené je nutno přihlížet nejen k úkolům zaměstnavatele, ale i k oprávněným zájmům zaměstnance, postavení zaměstnanců by se nemělo změnit.  V souladu s hlavním cílem dovolené – odpočinek po vykonané práci se  stanoví, že dovolená by měla být určována zpravidla vcelku a do konce toho kalendářního roku, za který vzniklo právo na dovolenou.

Také v případě ustanovení upravujících čerpání dovolené (§ 217 až 219 zákoníku práce) a ustanovení upravujícího náhradu za dovolenou (§ 222 zákoníku práce) platí obecná zásada uvedená v § 2 zákoníku práce – „co není zakázáno, je dovoleno“. To tedy znamená, že i v případě čerpání dovolené  a náhrady za dovolenou mohou být práva a povinnosti účastníků upravena odchylně od ustanovení  zákoníku práce, jestliže to zákoník výslovně nezakazuje, nebo jestliže z povahy jeho ustanovení nevyplývá, že se od něj není možné odchýlit. Odchýlit se od ustanovení ukládajících povinnost lze jen ve prospěch zaměstnance. Od ustanovení uvedených v § 363 odst. 1 zákoníku práce se lze odchýlit jen ve prospěch zaměstnance. Práva nebo povinnosti nemohou být upravena odchylně v případech uvedených v § 363 odst. 2 zákoníku práce.

Dobu čerpání dovolené podle § 217 odst. 1 zákoníku práce určuje zaměstnavatel podle rozvrhu čerpání dovolené, vydaného s předchozím souhlasem  odborové organizace tak, aby si zaměstnanec mohl dovolenou vyčerpat zpravidla vcelku a do konce kalendářního roku, ve kterém právo na dovolenou vzniklo. Při stanovení rozvrhu čerpání dovolené je třeba přihlížet jak k provozním důvodům zaměstnavatele, tak i k oprávněným zájmům zaměstnance (např. umožnit zaměstnanci pečujícímu o děti čerpat dovolenou v době školních prázdnin). V případě, že se zaměstnanci dovolená poskytuje v několika částech, musí alespoň jedna část činit nejméně 2 týdny vcelku, pokud se zaměstnanec se zaměstnavatelem nedohodne jinak. Určenou dobu čerpání dovolené je zaměstnavatel povinen písemně oznámit zaměstnanci alespoň 14 dnů předem, pokud se nedohodne se zaměstnancem na kratší  době. Na rozdíl od dosavadní úpravy určenou dobu čerpání dovolené musí zaměstnavatel oznámit zaměstnanci písemně (podle dosavadní úpravy oznámení nemuselo být písemné) a nově tato doba již nemůže být výjimečně zkrácena se souhlasem odborového orgánu. Na kratší době písemného oznámení doby čerpání dovolené se musí zaměstnavatel dohodnout přímo se zaměstnancem. Protože zákoník práce ukládá povinnost písemně oznámit zaměstnanci dobu čerpání dovolené alespoň 14 dnů předem (nedohodnou-li se na kratší době), může se od tohoto ustanovení zaměstnavatel odchýlit jen ve prospěch zaměstnance – může se například zavázat (smlouvou nebo vnitřním předpisem), že dobu čerpání dovolené zaměstnanci oznámí 3 týdny předem nebo 1 měsíc předem apod.

Dovolenou (dobu jejího čerpání) vždy určuje zaměstnavatel, nikdy si ji – s jedinou výjimkou, dále uvedenou –  nemůže určit sám zaměstnanec (bez souhlasu zaměstnavatele). I v případě, že zaměstnanec požádá o čerpání dovolené a zaměstnavatel mu dá k čerpání této dovolené souhlas, v tomto souhlasu je spatřováno určení doby čerpání dovolené ze  strany zaměstnavatele. Pokud by totiž zaměstnanec zaměstnavateli pouze oznámil, že nastupuje dovolenou a zaměstnavatel mu k tomu souhlas nedal, nebo by udělení souhlasu výslovně odmítl, nepřítomnost zaměstnance v práci by  nemohla být považována za dovolenou. Z tohoto pravidla, že dobu čerpání dovolené určuje zaměstnavatel, existuje pouze jediná výjimka. Požádá-li  zaměstnankyně zaměstnavatele  o  poskytnutí dovolené  tak, aby  navazovala bezprostředně  na skončení mateřské dovolené,  anebo jestliže zaměstnanec požádá zaměstnavatele o poskytnutí dovolené tak, aby navazovala  bezprostředně na skončení rodičovské dovolené  do doby,  po kterou  je žena  oprávněna čerpat mateřskou dovolenou, je zaměstnavatel povinen jejich žádosti vyhovět (§ 217 odst. 5 zákoníku práce).

Zaměstnavatel  podle § 217 odst. 4 zákoníku práce nesmí  určit čerpání dovolené  na dobu, kdy zaměstnanec vykonává vojenské cvičení nebo výjimečné vojenské cvičení , kdy je  uznán dočasně práce  neschopným, ani na dobu, po  kterou je zaměstnankyně na mateřské nebo rodičovské dovolené a  zaměstnanec na rodičovské dovolené. Na dobu  ostatních  překážek  v   práci  na  straně  zaměstnance  smí zaměstnavatel  určit  zaměstnanci  čerpání  dovolené  jen  na jeho žádost. Podle § 363 odst. 1 zákoníku práce se lze ve prospěch zaměstnance odchýlit od části ustanovení § 217 odst. 4 zákoníku práce – zaměstnavatel  nesmí  určit čerpání dovolené  na dobu, po  kterou je zaměstnankyně na mateřské nebo rodičovské dovolené a  zaměstnanec na rodičovské dovolené.

Podle § 218 odst. 1 zákoníku práce je zaměstnavatel povinen určit zaměstnanci čerpání alespoň 4 týdnů dovolené v kalendářním roce, ve kterém mu právo na dovolenou vzniklo, pokud jeho pracovní poměr k témuž zaměstnavateli trval po celý kalendářní rok a má-li alespoň na 4 týdny dovolené právo. V zájmu bezpečnosti a ochrany zdraví zaměstnanců má tedy zaměstnavatel povinnost určit zaměstnanci čerpání alespoň 4 týdnů dovolené v kalendářním roce, pokud má na ně právo.  Přitom není z hlediska tohoto čerpání podstatné, zda se jedná o dovolenou za příslušný kalendářní rok nebo za předchozí kalendářní rok.

Od ustanovení § 218 odst. 1 zákoníku práce se lze odchýlit ve prospěch zaměstnance (§ 363 odst. 1 zákoníku práce). V případě, že zaměstnanci mají například  právo na 5 týdnů dovolené, může se zaměstnavatel zavázat (smlouvou, vnitřním předpisem), že jim určí 5 týdnů dovolené v kalendářním roce, ve kterém jim právo na dovolenou vzniklo.  

Vzhledem k tomu, že výměra dovolené činí nejméně 4 týdny v kalendářním roce, zaměstnancům, kterým nebyla dovolená prodloužena (na základě kolektivní smlouvy, pracovní smlouvy nebo jiné smlouvy se zaměstnancem, na základě  vnitřního předpisu, nebo podle zákona), musí zaměstnavatel umožnit vyčerpat celou dovolenou – samozřejmě za předpokladu, že mají skutečně právo na 4 týdny dovolené (např. nedošlo ke krácení dovolené pod tuto hranici) a že jejich pracovní poměr k zaměstnavateli trval celý kalendářní rok. Pokud např. u zaměstnavatele je na základě kolektivní smlouvy nebo podle vnitřního předpisu dovolená prodloužena na 5 týdnů, v případě, že zaměstnanec má právo pouze na poměrnou část dovolené (jeho pracovní poměr vznikl nebo skončil v průběhu kalendářního roku), pak i v případě, že bude mít právo na 4 týdny dovolené, zaměstnavatel mu je není povinen v tomto kalendářním roce umožnit vyčerpat (např. pracovní poměr zaměstnanci vznikl od 1. února, nebo pracovní poměr skončil 30. listopadu).

V § 218 odst. 2 zákoníku práce jsou taxativně uvedeny důvody, které zaměstnavateli brání v tom, aby zaměstnanci určil čerpání 4 týdnů dovolené v kalendářním roce, ve kterém zaměstnanci právo na dovolenou vzniklo. Toto ustanovení tedy vymezuje případy, kdy lze dovolenou, na kterou vzniklo právo v jednom kalendářním roce převést do příštího  kalendářního roku.  Jde jednak o překážky v práci na straně zaměstnance uvedené v § 217 odst. 4 zákoníku práce (zaměstnanec vykonává vojenské cvičení nebo výjimečné vojenské cvičení, je  uznán dočasně práce  neschopným, zaměstnankyně je na mateřské nebo rodičovské dovolené, zaměstnanec je na rodičovské dovolené, nebo jde o jiné  (ostatní)  překážky  v   práci  na  straně  zaměstnance), jednak o naléhavé provozní důvody. V případě, že zaměstnavateli brání v určení čerpání 4 týdnů dovolené  v kalendářním roce, ve kterém zaměstnanci právo na dovolenou vzniklo, překážky v práci  na straně zaměstnance nebo naléhavé provozní důvody,  je povinen určit tuto dovolenou tak, aby skončila nejpozději do konce příštího kalendářního roku.  Z tohoto pravidla existuje jediná nová výjimka – nemůže-li zaměstnavatel určit čerpání dovolené ani do konce příštího kalendářního roku z důvodu čerpání rodičovské dovolené, určí dobu čerpání této dovolené po skončení rodičovské dovolené (§ 218 odst. 3 zákoníku práce). Tato nová právní úprava zabraňuje tomu, aby právo na dovolenou zaměstnankyně nebo zaměstnance zaniklo v důsledku toho, že  čerpají rodičovskou dovolenou a nemohou tudíž ve stejné době čerpat dovolenou.

Podle § 218 odst. 4 zákoníku práce v případě, že zaměstnavatel  neurčí  zaměstnanci čerpání dovolené  v délce 4 týdnů ani do 31. října příštího kalendářního roku (s výjimkou případu čerpání rodičovské dovolené), je „ze zákona“ dnem nástupu  zaměstnance na tuto dovolenou (nebo její část) první následující pracovní den (zpravidla tedy 1. listopad, půjde-li o pracovní den). V případě, že zaměstnanec tuto dovolenou nevyčerpá ani do konce příštího kalendářního roku, právo na tuto dovolenou zaniká. Od ustanovení § 218 odst. 4 zákoníku práce se nelze odchýlit vůbec (§ 363 odst. 2 zákoníku práce). V tomto případě zaměstnanci nepřísluší  náhrada mzdy nebo platu za nevyčerpanou dovolenou,  neboť  zaměstnanci přísluší náhrada mzdy nebo platu za 4 týdny nevyčerpané dovolené pouze v případě skončení pracovního poměru  (§ 222 odst. 2 zákoníku práce).

V případě, že si zaměstnanec nemohl pro překážky v práci na straně zaměstnance nebo z naléhavých provozních důvodů vyčerpat dovolenou, která přesahuje 4 týdny, ani do konce příštího kalendářního roku, může být s jeho písemným souhlasem tato část dovolené vyčerpána do konce dalšího kalendářního roku (§ 218 odst. 5 zákoníku práce). V případě, že zaměstnanec nebude chtít čerpat dovolenou až v dalším kalendářním roce (nedá písemný souhlas k čerpání dovolené v dalším kalendářním roce), bude mu příslušet náhrada mzdy nebo platu za nevyčerpanou dovolenou (§ 222 odst. 2 zákoníku práce).

 Zaměstnavatel  může podle § 217 odst. 2 zákoníku práce určit  zaměstnanci čerpání  dovolené, i když  dosud nesplnil podmínky  pro  vznik práva  na dovolenou, jestliže lze  předpokládat, že zaměstnanec tyto podmínky splní do konce kalendářního roku, popřípadě do skončení pracovního poměru (např. zaměstnanci může být poskytnuta již v únoru dovolená 4 týdny, protože lze předpokládat, že do konce roku splní podmínku odpracování 60 dnů pro vznik práva na  dovolenou). Protože až na výjimky dobu čerpání dovolené určuje zaměstnavatel, záleží na něm, kdy zaměstnanci dovolenou určí (zda před splněním podmínky odpracování 60 dnů, nebo až po jejím splnění).

V některých případech dochází po nástupu na dovolenou k jejímu přerušení. Nastoupí-li    zaměstnanec    během    dovolené    vojenské cvičení  nebo výjimečné vojenské cvičení,  byl-li  uznán dočasně práce neschopným nebo ošetřuje-li nemocného  člena rodiny, dovolená se mu   přerušuje (to  neplatí, určil-li zaměstnavatel čerpání dovolené na  dobu ošetřování nemocného člena rodiny nebo  na dobu vojenského cvičení nebo výjimečného vojenského cvičení na žádost zaměstnance). Dovolená  se přerušuje také nástupem  mateřské a rodičovské  dovolené (§ 219 odst. 1 zákoníku práce). Další případy přerušení dovolené zákoník práce neupravuje, protože účastníci si budou moci sjednat přerušení dovolené i v jiných případech (platí zásada „co není zakázáno, je dovoleno“).

Zaměstnanci  přísluší  za  dobu  čerpání dovolené náhrada mzdy nebo platu ve výši průměrného výdělku. Zaměstnancům s nerovnoměrně rozvrženou pracovní dobou může být náhrada mzdy nebo platu poskytnuta ve výši průměrného výdělku odpovídajícího průměrné délce směny (§ 222 odst. 1 zákoníku práce). Zaměstnavatel je povinen zaměstnanci před nastoupením dovolené vyplatit mzdu nebo plat splatný během dovolené a náhradu mzdy nebo platu splatnou během dovolené,  pokud se nedohodne se zaměstnancem jinak. Jestliže to technika výpočtu mezd nebo platů  neumožňuje,  musí zaměstnavatel poskytnout zaměstnanci přiměřenou zálohu  a zbývající část vyplatit v nejbližším pravidelném termínu výplaty mzdy nebo platu následujícím po dovolené (§ 141 odst. 4, § 144 zákoníku práce).

Podle § 222 odst. 2 zákoníku práce náhrada mzdy nebo platu za 4 týdny  nevyčerpané  dovolené zaměstnanci přísluší  pouze  v případě skončení pracovního  poměru. Hlavním cílem této úpravy je snaha o zajištění  faktického  čerpání dovolené, aby tak byl plněn účel čerpání dovolené – odpočinek po vykonané práci. Od tohoto ustanovení (§ 222 odst. 2 věta první zákoníku práce) se lze odchýlit ve prospěch zaměstnance (§ 363 odst. 1 zákoníku práce).  Náhrada mzdy nebo platu  za tu část  nevyčerpané dovolené,  která  přesahuje  4  týdny,  přísluší zaměstnanci nejen v případě skončení  pracovního  poměru,  ale i v případě, že zaměstnanec nemohl tuto dovolenou vyčerpat do  konce příštího kalendářního roku.

Pedagogickým pracovníkům a akademickým pracovníkům vysokých škol přísluší náhrada mzdy nejvýše za čtyři týdny nevyčerpané dovolené (§ 222  odst. 4 zákoníku práce). Od tohoto ustanovení se lze odchýlit ve prospěch zaměstnance (§ 363 odst. 1 zákoníku práce).

Zaměstnanec je podle § 222 odst. 5 zákoníku práce povinen vrátit  vyplacenou náhradu mzdy nebo platu za dovolenou nebo její  část, na niž ztratil právo,  popřípadě na niž mu právo nevzniklo, a zaměstnavatel je oprávněn si tuto náhradu mzdy nebo platu srazit ze zaměstnancovy mzdy [§ 147 odst. 1 písm. c) zákoníku práce].

150 komentovaných vzorů vnitřních předpisů z oblasti pracovněprávní, mzdové, účetní, daňové a BOZP naleznete na CD-ROMu Vnitřní firemní předpisy.