Pokud chcete kvalitně zvládnout situaci sdělování nepříjemné zprávy, je dobré zamyslet se předem nad následujícími otázkami: Jak byste si představovali uspokojující průběh jednání? S čím chcete, aby druhá strana odcházela? Jak byste se na jejím místě cítil vy sám? Jaký typ sdělení na vás osobně působí v podobné situaci vhodně? Tím můžete už v rámci příprav udělat významný krok k oddělení, co je v takové situaci vámi ovlivnitelné a co ne.

Při samotném jádru sdělení se omezte hlavně na fakta a popis skutečnosti, informace vysvětlujte, ale vynechte „omáčku“ v podobě osobních dohadů, soudů, historek. Příjemci sdělení tím ulehčíte orientaci v nelehké situaci. Navíc ve chvíli, kdy přicházejí na scénu emoce, je náročné vnímat složité problémy, a proto i jednodušší forma vyjádření může udělat dobrou službu.

Důležitým bodem je sdělovat všechny skutečnosti naráz, v rámci jednoho balíčku. Nikomu se ve skutečnosti neuleví, když od vás bude dostávat svou špatnou zprávu po kapkách. Naopak při strategii sdělování špatných zpráv „na díly“ roste v příjemci stres, neschopnost soustředit se, posoudit zprávu objektivně apod. Stres je způsobený především nejistotou, nemožností připravit se na situaci, která přijde.

Pokud jste tedy připraveni na to, že emoce mohou po sdělení negativní zprávy následovat, logicky z toho vyplývá důležitost zajištění dostatku času a vhodného prostoru. Čas a nerušené prostředí chrání nejenom vás, ale i důstojnost druhého člověka.