Skončení dohody o provedení práce

V rámci dohody o provedení práce lze sjednat další podmínky jako například dobu, v níž má být pracovní úkol proveden, podmínky, za kterých lze od dohody odstoupit nebo i snížení odměny, pokud provedená práce neodpovídá sjednaným podmínkám. Dohoda o provedení práce končí dnem, který byl se zaměstnancem v dohodě sjednán, pokud nedošlo v rámci dohodnutých podmínek k odstoupení z dohody o provedení práce již dříve. V rámci všech dohodnutých podmínek nemůže rozsah práce, na který se dohoda uzavírá, činit více než 150 hodin v kalendářním roce.

Vzhledem k tomu, že dohoda o provedení práce nezakládá účast na nemocenském pojištění, nevznikají zaměstnavateli žádné povinnosti týkající se zdravotního a sociálního zabezpečení.

Po skončení kalendářního roku je nutné archivovat mzdový list zaměstnance pracujícího na základě DPP i DPČ tak jako u zaměstnance vykonávajícího práci v rámci pracovního poměru.

I u DPP a DPČ může mít zaměstnanec podepsáno „Prohlášení poplatníka daně z příjmu fyzických osob", a proto po skončení kalendářního roku může při splnění zákonem stanovených podmínek zaměstnanec požádat posledního plátce příjmů o provedení ročního zúčtování.

V případě, že zaměstnanec požádá zaměstnavatele o vystavení „Potvrzení o zdanitelných příjmech", je povinností vydat doklad do 10 dnů. Kopii ukládá zaměstnavatel ve mzdové účtárně nebo v osobním spisu zaměstnance.

Potvrzení o zdanitelných příjmech

Pokud má zaměstnanec více zaměstnavatelů postupně za sebou, může mu poslední zaměstnavatel v roce provést roční zúčtování jen za podmínky, že předloží zaměstnavateli potvrzení o výši příjmů ze závislé činnosti a funkčních požitků od všech předchozích postupných zaměstnavatelů. Na potvrzení musí být uveden údaj, že zaměstnanec měl po dobu pobírání příjmů, ze kterých mu byla srážena záloha na daň, podepsané Prohlášení k dani. V případě, že poplatník potvrzení od předchozích zaměstnavatelů nepředloží, plátce roční zúčtování neprovede.

Na žádost poplatníka je každý plátce povinen podle § 38j odst. 3 zákona 586/1992 Sb. vystavit za období, za které mu vyplácel mzdu (odměnu v rámci DPP nebo DPČ), potvrzení o zdanitelných příjmech. Potvrzení musí zaměstnavatel vydat do 10 dnů od podání žádosti. Na potvrzení uvede souhrnné údaje uvedené na mzdovém listě, které jsou rozhodné pro výpočet zdanitelné mzdy, daně a zálohy na daň. Potvrzení slouží jako doklad, kterým poplatník prokazuje dílčí základ daně od předchozího zaměstnavatele k ročnímu zúčtování daňových záloh, ale i jako doklad, kterým bude prokazovat základ daně ze závislé činnosti v případě podání přiznání k dani.

Tiskopis vydaný Ministerstvem financí není povinný a může být nahrazen i jiným dokladem zpracovaným na počítači, avšak podmínkou je, že musí obsahovat předepsané náležitosti. Na potvrzení musí být uvedena i skutečnost, zda u něj poplatník podepsal nebo nepodepsal prohlášení k dani, a na které měsíce zdaňovacího období, ve kterých mu zúčtoval nebo vyplatil mzdu, je poplatník podepsal. Na potvrzení se uvádí i příjem, který byl ve zdaňovacím období ve prospěch zaměstnance zúčtován, i když z nedostatku disponibilních prostředků zaměstnavatele nebyla čistá mzda zatím vyplacena. Pokud bude čistá mzda později vyplacena, nepromítne se již do základu daně v době jejího proplacení.

V praxi se může stát, že zaměstnavatel zaměstnanci potvrzení nevystaví, protože zaměstnavatel odmítl potvrzení vystavit. Zaměstnanec má v tomto případě právo podat stížnost na plátce daně podle § 51 odst. 3 zákona č. 337/1992 Sb. finančnímu úřadu podle sídla zaměstnavatele nebo plátcovy pokladny. Takovému zaměstnavateli pak hrozí pokuta podle § 37 zákona č. 337/1992 Sb., neboť lze tento postup zaměstnavatele kvalifikovat jako nesplnění povinností nepeněžité povahy vyplývající z daňového zákona.

Pokud však zaměstnavatel nevystavil potvrzení, protože již neexistuje, je možné dosáhnout vrácení přeplatku na dani i podáním daňového přiznání. K němu patří jako povinná příloha u poplatníka s příjmy ze závislé činnosti také potvrzení. Pokud však poplatník přiloží jiné doklady o vyplacené mzdě a sražených zálohách na daň (např. výplatní lístek), může finanční úřad uvedené doklady posoudit jako doklady o příjmech a sražených zálohách.

Mzdový list

Bez ohledu na formu pracovněprávního vztahu musí být každému zaměstnanci založen mzdový list. Povinné náležitosti mzdového listu stanoví v § 38j zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů. Další náležitosti mzdového listu nejsou povinné, ale jejich účelnost lze dovodit ze zákonů upravujících sociální pojištění (zákony č. 582/1991 Sb., č. 589/1992 Sb.), zdravotní pojištění (zákony č. 592/1992 Sb., č. 48/1997 Sb.), nemocenské pojištění (zákon č. 187/2006 Sb.) a výpočet průměrného výdělku pro pracovněprávní účely (§ 351 a násl. zákoníku práce).

Mzdový list musí obsahovat:

a)    poplatníkovo jméno a příjmení, včetně rodného jména,

b)    rodné číslo a u daňového nerezidenta, datum narození, číslo pasu nebo jiného dokladu prokazujícího jeho totožnost, kód státu, jehož je rezidentem a bylo-li mu tímto státem přiděleno, i daňové identifikační číslo a rodné číslo,

c)    bydliště a u daňového nerezidenta bydliště ve státě, jehož je rezidentem,

d)    jméno, příjmení a rodné číslo osoby, na kterou poplatník uplatňuje slevu na dani (např. na manželku) a daňové zvýhodnění a dále výši jednotlivých nezdanitelných částek základu daně, částek slevy na dani a daňového zvýhodnění s uvedením důvodu jejich uznání,

e)    za každý kalendářní měsíc

1.     úhrn zúčtovaných mezd bez ohledu, zda jsou vypláceny v penězích nebo v naturáliích (sem patří i 1 % vstupní ceny motorového vozidla a dále například nadlimitní částky stravného poskytnutého zaměstnanci při služebních cestách ),

2.     částky osvobozené od daně (Jestliže existuje o těchto příjmech samostatná evidence, např. jde o zákonem povolenou výši úhrady závodního stravování, poskytnutí rekreace z FKSP apod., není nutné tyto údaje vést na mzdových listech.),

3.     částku odpovídající pojistnému nebo příspěvkům na zahraniční pojištění, které je z úhrnu zúčtovaných mezd uvedených v bodě 1 povinen platit zaměstnavatel sám za sebe,

4.     základ pro výpočet zálohy na daň nebo daně podle zvláštní sazby,

5.     vypočtenou zálohu nebo daň sraženou podle zvláštní sazby daně (15 % do 5 000 Kč),

6.     měsíční slevu na dani a zálohu sníženou o měsíční slevu na dani,

7.     měsíční daňové zvýhodnění, měsíční slevu na dani, měsíční daňový bonus a zálohu sníženou o měsíční slevu na dani,

8.     skutečně sraženou zálohu.

Údaje v bodech 4 a 5 se uvedou podle způsobu výpočtu zálohy na daň nebo výpočtu daně zvláštní sazbou daně z příjmů ze závislé činnosti,

f)   součet údajů za zdaňovací období uvedených v písmenu e) bodech 1 až 8, 

g)  pro výpočet dávek nemocenského pojištění je nutné vést počet dnů, po které náležel příjem nebo náhrada příjmu. Pro zjištění čerpání podpůrčí doby je nutné vést počet dnů, po které byly poskytovány nemocenské dávky a dávky při ošetřování člena rodiny. (Dávky při ošetřování člena rodiny nevstupují do podpůrčí doby.) Tato evidence může být vedena samostatně, např. jako příloha k mzdovému listu,

h)  pro odvod pojistného na sociální zabezpečení je vhodné uvádět na mzdovém listu vyměřovací základ, z něhož je pojistné odvedeno,

ch) pro odvod pojistného na zdravotní pojištění je vhodné uvádět na mzdovém listu vyměřovací základ, z něhož je zdravotní pojištění odvedeno,

i)   pro výpočet průměrného výdělku je nutné vést samostatně mzdové složky mezd včetně práce přesčas (jsou zahrnovány do výpočtu průměrného výdělku) a náhrady mzdy (též i pohotovost), které nevstupují do výpočtu průměrného výdělku. Z hlediska výplaty odměn splatných za delší období než kalendářní čtvrtletí je nutné evidovat započitatelnost poměrné části těchto odměn pro výpočet průměrného výdělku v dalších obdobích.

Mzdový list s předepsanými náležitostmi musí organizace vést ve všech případech příjmů ze závislé činnosti a funkčních požitků, tzn. i při příjmech za práci společníků a jednatelů společností s ručením omezeným a komanditistů komanditních společností apod.

Je-li mzdová agenda zpracována na počítači, je možné vést v průběhu roku údaje uvedené pod písmeny a) až d) odděleně od ostatních údajů. Musí však být zajištěna jednoznačná návaznost podle jména, příjmení a osobních čísel zaměstnanců.

Mzdový list musí organizace archivovat nejméně po dobu 30 let následujících po roce, v němž byly učiněny poslední účetní záznamy ve mzdovém listě (viz § 35a odst. 4 zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů).

Po skončení kalendářního roku je nutné archivovat mzdový list zaměstnance pracujícího na základě DPP i DPČ tak jako u zaměstnance vykonávajícího práci v rámci pracovního poměru.

Osobní spis zaměstnance - uzavření a archivace

Po skončení zaměstnání se do osobního spisu zakládá:

-     doklad, na jehož základě byl pracovní poměr skončen, respektive doklad na jehož základě byla skončena DPČ - např. v případě výpovědi,

-     kopie zápočtového listu včetně potvrzení o čistém průměrného výdělku,

-     potvrzení o podpůrčí době za posledních 12 měsíců před skončením zaměstnání,

-     kopie pracovního posudku, pokud byl vypracován (jen u pracovního poměru),

-     doklady o vypořádání vzájemných závazků,

-     kopie ELDP,

-     doklad o převzetí písemností týkajících se osobních údajů zaměstnance,

-     v případě DPP se zakládá kopie DPP.

Osobní spis se předává do podnikového archivu.

Povinností mzdových účetní a personalistů je opravdu mnoho - abyste se v nich neztratili, pořiďte si jejich přehledy a na nic už nezapomenete!