Při přijetí nového zaměstnance je zaměstnavatel povinen:

• uzavřít pracovněprávní vztah - zpravidla pracovní poměr;
• před sepsáním pracovní smlouvy shromáždit příslušné osobní doklady budoucího zaměstnance (potvrzení o zaměstnání - zápočtový list, osobní dotazník, výpis z trestního rejstříku, prohlášení o příslušnosti ke zdravotní pojišťovně, potvrzení o zdravotní způsobilosti vykonávat danou činnost, doklady o ukončením vzdělání a další doklady nutné k výkonu funkce - např. řidičský průkaz);
• na základě shromážděných dokladů informovat budoucího zaměstnance o pracovních a mzdových podmínkách;
• vyžádat si písemný souhlas s uchováváním osobních údajů v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb. Tento písemný souhlas je nutné mít i u uchazečů o zaměstnání, snimiž zaměstnavatel zrůzných důvodů neuzavře pracovněprávní vztah.
• nejpozději v den nástupu do zaměstnání vyhotovit pracovní smlouvu a platový výměr, případně mzdový výměr a založit osobní spis zaměstnance;
• v souladu s § 101 a násl. ZP provést vstupní školení o BOZP a podepsat záznam o instruktáži o BOZP;
• je-li s výkonem práce spojena neomezená odpovědnost, je nutné v den nástupu do zaměstnání uzavřít dohodu o dpovědnosti v souladu s § 252 ZP (provést inventarizaci hmotného majetku atd.);
• vystavit písemné potvrzení o převzetí pracovních předmětů, ochranných pracovních prostředků a jiných obdobných předmětů, za něž zaměstnanec odpovídá;
• uzavřít se zaměstnancem písemnou dohodu o odpovědnosti za ztrátu svěřených prostředků (pracovní nástroje, ochranné pracovní prostředky atd.), jejichž hodnota převyšuje 50 000 Kč;
• nepředloží-li nastupující zaměstnanec zápočtový list z předchozího zaměstnání, je nutné vyplnit prohlášení o průběhu nemocenských dávek za posledních 12 měsíců (u důchodců tato povinnost vzniká vždy a týká se příslušného kalendářního roku);
• založit mzdový list.

K ohlašovacím povinnostem zaměstnavatele vůči vnějším orgánům patří:

• ve lhůtě 8 dnů splnit ohlašovací povinnost u místně příslušné správy sociálního zabezpečení, tj. přihlásit zaměstnance k pojištění na formuláři "Přihláška-odhláška zaměstnance k pojištění" (velké organizace mohou dohodnout jinou lhůtu pro předávání přihlášek a odhlášek k pojištění), pro změny a opravy údajů platí 8denní lhůta, plnit tuto povinnost lze i elektronickou formou svyužitím Portálu veřejné správy (bližší informace jsou uvedeny na www.cssz.cz) ;
• ve lhůtě 8 dnů splnit ohlašovací povinnost u zdravotní pojišťovny zaměstnance (u organizací, u nichž se veškeré změny o zaměstnancích předávají na kompatibilním médiu, se jedná o termín dohodnutý se zdravotní pojišťovnou), a to na tiskopisu "Hromadné oznámení zaměstnavatele";
• ve lhůtě do 10 dnů oznámit úřadu práce obsazení volného pracovního místa;
• ve lhůtě do 8 dnů po vstupu poživatele starobního důchodu, který nesplňuje podmínky pro výplatu tohoto důchodu při výkonu výdělečné činnosti do zaměstnání, splnit ohlašovací povinnost vůči plátci důchodu - ČSSZ nebo Orgán sociálního zabezpečení Ministerstva vnitra, Ministerstva národní obrany a Ministerstva Spravedlnosti (týká se předčasných důchodů a starobních důchodů v případě, není-li splněna podmínka uzavření pracovního poměru na dobu nepřekračující 12 po sobě jdoucích kalendářních měsíců);
• ve lhůtě do 8 dnů po vstupu poživatele plného invalidního důchodu a částečného invalidního důchodu do zaměstnání splnit ohlašovací povinnost vůči příslušné správě sociálního zabezpečení podle trvalého pobytu zaměstnance; není-li invalidní a částečný invalidní důchod vyplácen ČSSZ, pak ohlašovací povinnost plní organizace vůči orgánu, který důchod vyplácí - jedná se o Orgán sociálního zabezpečení Ministerstva vnitra, Ministerstva národní obrany a Ministerstva Spravedlnosti ;
• při nástupu zaměstnance do pracovněprávního vztahu, z jehož mzdy jsou prováděny srážky ze mzdy, musí organizace bez odkladu oznámit soudu, že u ní nastoupil povinný jako nový zaměstnanec.

A jaké jsou povinnosti zaměstnance? Ten je povinen:

• předložit zápočtový list;
• předložit průkazku zdravotní pojišťovny k identifikaci zdravotního pojištění;
• vyplnit souhlas se zpracováním osobních údajů podle zákona č. 101/2000 Sb.;
• vyplnit prohlášení pro účely sociálního zabezpečení týkajícího se cizozemského nemocenského a důchodového pojištění;
• při zasílání mzdy na účet uvést číslo peněžního ústavu, kam má být mzda zasílána;
• ve lhůtě 30 dnů po vstupu do zaměstnání předložit podepsané "Prohlášení poplatníka daně z příjmu fyzických osob ze závislé činnosti a funkčních požitků" zaměstnancem včetně doložení všech dokladů k uplatnění příslušných slev na dani a daňového zvýhodnění na nezaopatřené děti;
• předložit další doklady, které vyžaduje zaměstnavatel - např. zdravotní způsobilost (vstupní lékařská prohlídka), výpis z trestního rejstříku, vysvědčení atd.

On-line kurz Rok ve mzdové účtárně 2007, aneb jak nepochybovat o tom, zda je Vaše personální a mzdová agenda  vedena bezchybně.