Asi to znáte všichni,  neboť takových porad jste si přetrpěli spoustu. Díváte se na hodinky, ošíváte se, čas se vleče, Vy i kolegové se nudíte, ale několik bodů zbývá ještě probrat a co nejhoršího, příští týden Vás celá ta sláva čeká znovu. 

Nešlo by to udělat nějak jinak? Zde je několik jednoduchých pravidel, která se Vám mohou hodit.

Příprava je polovina úspěchu

Při přípravě je třeba na začátku určit cíl a očekávané výsledky. Cíle nás samozřejmě napadnou, s očekávanými výsledky je to poněkud horší. Proč jsou důležité? Očekávané výsledky daleko víc zaměřují úsilí účastníků na správné vyústění – i pouhou informační poradu budou vnímat daleko pozorněji, pokud budou vědět, že se podle ní budou muset v určitých situacích řídit. U schůzek, zaměřených na řešení nějakého problému, je stanovení očekávaných výsledků velmi důležité jak pro přípravu, tak pro kvalitu výstupů.

Pak je důležité stanovit základní témata, odhadnout délku porady, určit čas, místo, účastníky, sdělit jim cíl a očekávané výsledky a poskytnout jim potřebné informace. Možná se už děsíte – tolik je toho třeba? Na to přece nemáme vůbec čas. To je škoda, protože pak Vaše porada nebude produktivní a ztratíte kvůli tomu daleko více času – jak při vlastní poradě, tak při následných vyjasňujících diskusích.

Podělte se s ostatními 

Ono ale není tak úplně důležité, abyste poradu připravovali Vy sami. Některé části můžete trvale svěřit vhodným pracovníkům, někdy se můžete v přípravě porady střídat. V řadě firem jsme to vyzkoušeli v praxi a fungovalo to báječně. Pověření pracovníci si dali záležet, aby se na vedení porady pořádně připravili a ocenění  ostatních pro ně bylo výraznou motivační vzpruhou.

Vedení porady

Na počátku porady je vhodné zopakovat připravenou agendu a časový rozvrh a v případě potřeby vše ještě doladit. Někdy je také dobré připomenout nebo stanovit základní pravidla, připomenout klíčové informace a určit zapisovatele (porada bez zápisu nemá takřka žádný význam).

Pak už „zbývá“ jen to nejdůležitější – dobře poradu vést. Pokud budete jejím facilitátorem, je dobré ohlídat si následující body:

-        dodržovat téma, časy a pravidla,

-        podpořit účastníky k vyjádření názorů,

-        dbát na plynulost a konkrétnost jednání,

-        shrnovat klíčové body a vyžádat si jejich schválení.

Konec dobrý, všechno dobré

Je důležité tvrdě uhlídat časový rámec, protože ke konci je třeba důležité poradu dobře uzavřít. Projdeme si přidělené (i nepřidělené) úkoly a upřesníme je, naplánujeme další následné kroky a zkontrolujeme smysluplnost a reálnost termínů - a samozřejmě i jejich sledování. Občas je také dobré provést hodnocení porady – jak se zúčastněným líbila, co by se případně dalo udělat příště lépe atd.