Podle § 153 zákoníku práce je zaměstnavatel nejpozději před nástupem zaměstnance na pracovní cestu povinen určit podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad. Může však stanovit také další podmínky pro konání pracovních cest. Některé podmínky přitom nemusí stanovovat bezprostředně před příslušnou pracovní cestou, ale může je stanovit např. ve vnitřní směrnici.

V následujících příkladech budeme předpokládat (není-li v zadání příkladu uvedeno jinak), že zaměstnavatel ve své vnitřní směrnici upravil některé základní podmínky pro konání tuzemských a zahraničních pracovních cest, a to takto:

Tuzemské pracovní cesty

• stravné se stanoví podle doby trvání pracovní cesty ve výši horní sazby příslušného rozpětí platného pro příspěvkovou sféru,
• při bezplatném poskytnutí stravy zaměstnanci bude provedeno krácení stravného za každé bezplatně poskytnuté jídlo (charakteru snídaně, oběd, večeře) o 25 %.

Zahraniční pracovní cesty

• základní sazba stravného je stanovena v platné vyhlášce MF,
• při bezplatném poskytnutí stravy zaměstnanci v zahraničí bude provedeno krácení stravného za každé bezplatně poskytnuté jídlo (snídaně, oběd, večeře) o 25 %,
• kapesné se stanoví ve výši 40 % stravného.

Použití vozidla zaměstnance

Zaměstnanec může jako dopravní prostředek na pracovní cestě použít své soukromé vozidlo na základě žádosti zaměstnavatele anebo při určení jiného dopravního prostředku na základě jeho souhlasu pouze v případě, že:

• na vozidlo je uzavřena smlouva o pojištění podle zákona č. 168/1999 Sb. (zákonné pojištění),
• vozidlo je havarijně pojištěno,
• vozidlo má platnou technickou prohlídku,
• zaměstnanec se zúčastnil proškolení a přezkoušení podle předpisů o zdokonalování odborné způsobilosti řidičů a má platnou zdravotní prohlídku.

Tyto skutečnosti musí zaměstnanec prokázat před použitím vozidla.

Kurzy použité v příkladech jsou pouze ilustrativní.

Příklad

Se stavebním dělníkem jsme jako místo výkonu práce sjednali v pracovní smlouvě všechny stavby firmy. Musíme mu poskytovat cestovní náhrady vždy, když jede pracovat na některou naši stavbu?

Pokud nebylo s uvedeným zaměstnancem sjednáno v pracovní smlouvě anebo v dodatku k pracovní smlouvě místo pravidelného pracoviště na příslušné stavbě, pak mu cestovní náhrady přísluší vždy, když pojede vykonávat práci mimo místo pravidelné pracoviště zjištěné pro účely cestovních náhrad podle § 34 odst. 2 ZP. Podle tohoto ustanovení je totiž v případě, kdy místo pravidelného pracoviště nebylo sjednáno v pracovní smlouvě, pravidelným pracovištěm obec, kde tomuto zaměstnanci nejčastěji začínají pracovní cesty.

Jestliže se tedy střevní dělníci shromažďují před odjezdem na stavbu např. v sídle firmy, je jejich pravidelným pracovištěm pro účely cestovních náhrad podle § 34 odst. 2 ZP obec, kde má firma sídlo. A pokud je příslušná stavba mimo tuto obec, přísluší jim zpravidla cestovní náhrady od okamžiku odjezdu z uvedeného místa do návratu do tohoto místa.

 Příklad

S řidičem služebního vozidla je v pracovní smlouvě sjednáno místo výkonu práce Česká republika. Vzhledem k tomu, že pracovní cestou je cesta mimo místo výkonu práce předpokládáme, že mu cestovní náhrady přísluší pouze v případě zahraničí cesty. Je náš názor správný?

Váš názor správný není. Nebylo-li s řidičem v uvedeném případě sjednáno místo pravidelného pracoviště, je podle § 34 odst. 2 ZP pro účely cestovních náhrad místem pravidelné pracoviště obec, kde řidiči nejčastěji začínají pracovní cesty. Protože řidiči zpravidla začínají jeho cesty v garáži vozidla, pro účely cestovních náhrad místem pravidelného pracoviště obec, ve které se garáž nachází. Proto také uvedenému řidiči přísluší cestovní náhrady vždy, když pojede mimo tuto obec.

 Příklad

Zaměstnavatel nařídil zaměstnanci, který má pravidelnou pracovní dobu pondělí až pátek od 7:00 do 15:30 hod., aby během soboty a neděle dokončil rozpracovanou zakázku tak, aby mohla být v pondělí odeslána zadavateli. Přísluší zaměstnanci kromě mzdy také nějaké cestovní náhrady z místa bydliště na pravidelné pracoviště?

Vzhledem k tomu, že v uvedeném případě je výkon práce v sobotu a neděli mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn, přísluší zaměstnanci podle § 152 písm. c) ZP cestovní náhrady, které mu v této souvislosti vznikly, a to i v případě, že byl vykonat práci na svém pravidelném pracovišti. Zaměstnanci podle uvedeného ustanovení ZP přísluší za oba dny náhrada jízdních výdajů z místa bydliště do místa pravidelného pracoviště a zpět zaměstnavatelem předem určeným dopravním prostředkem, a pokud dopravní prostředek na uvedené cesty určen nebyl, pak dopravním prostředkem, který zaměstnanec skutečně použil. Kromě toho zaměstnanci přísluší za každý z uvedených dnů stravné, a to vždy za dobu od odjezdu z místa bydliště do doby návratu do místa bydliště po výkonu práce.

Příklad

Zaměstnanec drží pracovní pohotovost ve svém bydlišti. Je mu možno proplatit cestovní náhrady za použití soukromého vozidla, jestliže tento pracovník v době pracovní pohotovosti pojede ze svého bydliště odstranit poruchu na své pravidelné pracoviště?

Podle § 152 písm. c) ZP přísluší zaměstnanci cestovní náhrady, které mu vznikly v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn, který je prováděn v místě výkonu práce anebo pravidelného pracoviště zaměstnance. Protože doba pracovní pohotovosti je podle § 78 odst. 1 písm. h) ZP doba, v níž je zaměstnanec připraven k případnému výkonu práce, která musí být v případě naléhavé potřeby vykonána nad rámec jeho rozvrhu pracovních směn, je výkon práce uskutečněný v době pracovní pohotovosti jednoznačně mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn.

Jestliže tedy zaměstnavatel před nástupem zaměstnance na cestu (anebo před začátkem pohotovosti) požádal, aby při cestě k výkonu práce v době pracovní pohotovosti použil jako dopravní prostředek své vlastní vozidlo, přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů ve výši základní náhrady a náhrady za spotřebované PHM. Jestliže však zaměstnavatel určil jako dopravní prostředek např. autobus a zaměstnanec svévolně použil svůj automobil, nepřísluší zaměstnanci žádná náhrada jízdních výdajů. Pokud zaměstnavatel určil jako dopravní prostředek např. autobus a dodatečně povolil zaměstnanci použití soukromého automobilu, přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů ve výši ceny jízdného určeným dopravním prostředkem, tj. autobusem. Jestliže však zaměstnavatel neurčil, jaký dopravní prostředek má zaměstnanec v uvedeném případě použít, pak zaměstnanci přísluší náhrada jízdních výdajů odpovídající dopravnímu prostředku, který na uvedenou cestu skutečně použil.

Také v tomto případě přísluší zaměstnanci stravné za dobu od odjezdu z místa do bydliště až do návratu do místa bydliště po výkonu tohoto mimořádného výkonu práce mimo rozvrh směn.

Příklad

Zaměstnanec má nerovnoměrně rozvrženou pracovní dobu. Ve svém volnu se zúčastnil školení, které trvalo od 9:00 hod. do 17:00 hod. Má zaměstnanec nárok na náhradu cestovních výdajů, když se toto školení uskutečnilo v obci, ve které je jeho místo výkonu práce?

Jde-li o školení za účelem prohlubování kvalifikace uvedeného zaměstnance, je účast na takovémto školení považována podle § 250 odst. 3 ZP za výkon práce, za který zaměstnanci přísluší mzda nebo plat. Vzhledem k tomu, že v uvedeném případě je tento výkon práce prováděn mimo rozvrh směn zaměstnance, jde také o případ, kdy zaměstnanci podle § 152 písm. c) ZP přísluší cestovní náhrady, tj. jak náhrada jízdních výdajů, tak i stravné. Kromě toho mu za dobu trvání školení přísluší mzda nebo plat.

Příklad

Zaměstnavatel určil jako dopravní prostředek vlak. Zaměstnanec přesto použil vlastní osobní automobil. Lze mu proplatit jízdní výdaje ve výši ceny jízdného vlakem? Odpovídá v tomto případě zaměstnavatel za případnou škodu na vozidle?

Zaměstnanci nelze proplatit jízdní výdaje za použití vlastního vozidla ve výši ceny jízdného vlakem, protože zaměstnanci použití vozidla nebylo před pracovní cestou schváleno. Pokud by na vozidle vznikla při pracovní cestě škoda, zaměstnavatel za ni neodpovídá, protože k použití vozidla nedal souhlas.

Příklad

Můžeme proplatit zaměstnanci, který jede jako spolujezdec s jiným zaměstnancem v jeho soukromém vozidle, jízdní výdaje ve výši jízdného veřejnou hromadnou dopravou?

Zaměstnanci, který jede na pracovní cestu s jiným zaměstnancem jeho soukromým vozidlem, nevznikly žádné jízdní výdaje. Proto mu také žádnou náhradu jízdních výdajů nelze poskytnout.

Příklad

Musí být souhlas zaměstnavatele s použitím jiného než určeného dopravního prostředku podle § 157 odst. 2 zákoníku práce udělen zaměstnavatelem před pracovní cestou anebo postačuje, když je souhlas udělen až po pracovní cestě?

Podmínky konání pracovní cesty určuje zaměstnavatel jednoznačně před pracovní cestou. Po pracovní cestě nelze určit podmínky jejího konání. Proto také musí být souhlas zaměstnavatele s použitím jiného než určeného dopravního prostředku vysloven před nástupem zaměstnance na pracovní cestu.

V praxi se poměrně často vyskytují případy, kdy zaměstnavatel určí jako dopravní prostředek zaměstnanci např. autobus, zaměstnanec použije jako dopravní prostředek své vlastní vozidlo a v případě, že mu na pracovní cestě nevznikne na vozidle škoda, poskytne zaměstnanci náhradu jízdních výdajů ve výši ceny jízdného určeným dopravním prostředkem, tj. v uvedeném případě ve výši jízdného autobusem. Takovýto postup zaměstnavatele je však přinejmenším nemorální, neboť je založen na tom, že pokud by na vozidle zaměstnanci škoda vznikla, nic by zaměstnanci nehradil, neboť s použitím soukromého vozidla předem nesouhlasil.

Příklad

Čím lze doložit spotřebu vozidla, které si zaměstnanec pořizuje formou finančního leasingu, když technický průkaz zůstává po dobu leasingu u leasingové společnosti?

Spotřebu vozidla lze doložit pouze technickým průkazem příslušného vozidla, příp. jeho ověřenou kopií. Je věcí nájemce, že používá vozidlo, jehož technický průkaz nemá k dispozici.

Účetní a daňová řešení situací, se kterými se ve své každodenní praxi setkáváte, veškeré potřebné informace k účetním závěrkám (výklad, příklady, vzory výkazů, vzor přílohy k účetní závěrce), přímým a nepřímým daním, finanční analýze a dalším oblastem naleznete v Praktickém průvodci účetnictvím.